Modern iş gücü giderek mekâna yayılıyor. Globalleşmeyle beraber uzaktan çalışma, dünyanın dört bir yanında tercih edilen bir model haline geliyor. Günümüzde istatistiklere göre çalışanların %5 ile % 65’i uzaktan çalışıyor (Bu oranlar “sürekli” ya da “bazen” evden çalışanları dahil etme durumuna göre değişiyor.) ve bu oran giderek artıyor.

Bu oranın büyük bir bölümü, herhangi bir görevi yerine getirmek için bilgisayar başında çalışmanın yeterli görüldüğü teknoloji temelli şirketlere ait. Bu şirketlerin çalışanları, doğru yapıldığında evde ya da ofiste aynı derecede verimli bir şekilde çalışabiliyor. Bu nedenle son birkaç yılda uzaktan çalışan insanların sayısı grafikte de görüldüğü gibi giderek artıyor.

Elbette bu rakamlar koronavirüs salgını gibi krizlerde ani çıkışlar gösterebiliyor. Dünya Sağlık Örgütü (WHO), evden çalışabilecek herkesin bunu yapmasını tavsiye ediyor. Üstelik Mart 2020 itibarıyla tüm dünyayı kapsayan bu evden çalışma çağrısının bitiş süresi de belirsiz.

Ancak günümüzde tatillerde, yaz aylarında ve normal çalışma rutinlerinde de uzaktan çalışmak uygulanabilir bir model gibi görünüyor. Gelin, bunun ne anlama geldiğine ve nasıl yapılacağına yakından bakalım.

Öncelikle “evden çalışmak” ile “uzaktan çalışmak” arasında ciddi bir fark var. Neredeyse her iş bir iki günlüğüne evden yürütülebilir, en uygulamalı işler bile hazırlık ve yönetim aşamalarında bir iki gün evden idare edilebilir. Uzaktan çalışmak ise kalıcı bir şekilde iş yerinden uzakta olmak ya da aynı ekipte yer alan farklı lokasyonlardaki kişilerin birlikte çalışabilmesi anlamına gelir.

Ancak içinde bulunduğumuz dönemde, iş yerlerimizden geçici bir süreyle de olsa tamamen uzak kaldığımız için durum biraz daha farklı. Bu makalede haftanın yedi günü, iş arkadaşlarıyla hiç doğrudan temas kurmadan -yani ofis ortamına dahil olmadan- uzaktan çalışmayı ele alacağız. Hem kendi uzaktan çalışma deneyimlerimizden edindiğimiz bilgileri aktaracağız hem de iş arkadaşlarınızla nasıl daha verimli iletişim kurabileceğinize değineceğiz.

Evden çalışmak için iki şey mutlaka olmalıdır:

1. Güçlü internet bağlantısı
2. Çalışmak için iyi bir ortam

Birincisi oldukça bariz, ama ikincisi kişiden kişiye farklılık gösterebilir. Önemli olan üretken olabileceğiniz sessiz bir ortamın bulunmasıdır. Bu bazıları için her gün, günün belli saatlerinde gidilen bir kafe olabilir. Bazıları içinse muhtemelen evlerinin bir bölümünü ayırmak demektir.

Tabii daha verimli olmanız için çalışma ortamınızla ilgili birkaç tavsiye verebiliriz:

• Kulaklık: Kablolu bir kulaklık; görüşmeleri, müzik dinlemeyi ve genel olarak çalışırken kendi dünyanıza kapanma hissi yaratmayı son derece kolaylaştırır.
• Elektrikli su ısıtıcı: Eninde sonunda sıcak bir içecek isteyeceksiniz ve azami üretkenliğe ulaşmak için hepimizin kafeine ihtiyacı var. Bunu sağlamanın yolu da kolayca sıcak su elde etmek.
• Büyük bir sürahi su: Su için sürekli mutfağa gidip gelmek istemezsiniz.

Ayrıca çalışma alanınızı iyi düzenleyin ki aradığınız şeyler için evin veya çalışma alanınızın içinde dolaşmanız gerekmesin.

Uzaktan çalışırken Zoom, Skype, Lifesize gibi araçlar kullanmak, herkesin sürekli olarak birbiriyle online olarak temasta olmasına ve işlerin normal koşullar altında gerçekleşeceği şekilde yürütülmesine imkan verir. Tüm bunlar ekibinizinle birlikte ofiste çalışıyormuşsunuz gibi sıkı bir grup oluşturabilmeniz için gerekli.

Özellikle bir teknoloji şirketiyseniz iç iletişim ve bunun için kurulmuş bir altyapı kritik öneme sahip. İçinde bulunduğumuza benzer kriz dönemlerinde de bu yapıyı korumak ve tüm çalışanların uzaktan erişilebilir olmasını sağlamak son derece önemli. Çünkü bu yapının kısa sürede hızlıca sağlanması, işlerin sürekliliği açısından ciddi bir avantaj sağlar.

Bazı ipuçları sektörden sektöre değişse de temelde kendinize bir çalışma alanı yaratmanız oldukça önemli. Bir diğer konu da çalışma arkadaşlarınızla uzaktan da olsa sürekli iletişim halinde olmak.

Bunun anlamı, ihtiyacınız olmadığında bile arkadaşlarınızla konuşmanız. Pek çok çalışanın bulunduğu gerçek bir ofiste, kendi bölmenize geçmeden önce arkadaşınıza selam verdiğiniz gibi uzaktan çalışırken de ilişkilere özen göstermeli, örneğin öğle yemeğine çıkarken insanlara haber vermeli ve bu gibi davranışları sürdürmelisiniz. Bu hem sizi fiziken görmeseler de tam zamanlı çalıştığınızı bilmelerini sağlar hem de ekibinizle bir rutin ve güçlü bir ilişki inşa eder.

Commencis olarak çalışanlarımızla uzaktan iş yaparken ya da biz uzaktayken kullandığımız ve “Çevik Metodolojiler” diye adlandırdığımız dört kritik ipucu var. Bu metodları, farklı ülkelerde -özellikle ABD ve İngiltere’de- gerçekleştirdiğimiz, ekip üyelerimizin uzaktan çalıştığı projelerde uyguluyoruz:

• Günlük Scrum Toplantısı: Herkesin gündelik olarak birbiriyle görüşmesi ve neler olup bittiğinden haberdar olması için hızlı bir “neler oluyor özeti” toplantısı denebilir.
• Haftalık-İki Haftalık Sprint Planlama: Önünüzdeki bir ya da iki hafta içinde nasıl devam edeceğinizi ana hatları ile planlanmaya odaklanmanızı sağlar.
• Retrospektif: Bu toplantılar, iş ilişkilerinizi tekrar ayarlamak ve optimize etmek için oldukça önemli. Uzaktan çalışmanın büyük bir bölümü el yordamıyla yürür, ama ayda bazen çeşitli aksamalar yaşanabilir. Neyin doğru ve neyin yanlış gittiğiyle ilgili bilginiz olduğundan emin olmak ise sürecin iyileştirilmesine katkı sunar.
• Sprint Değerlendirme: Tüm ekibin katıldığı bu toplantıda, makro düzeyden kuş bakışı görülebilmesi ve birlikte karar verilebilmesi için ürünle ilgili demolar paylaşılır.
  

Bu bölümde Commencis ekibi olarak projelerimizde uzaktan çalışırken kullandığımız araçlara kısaca değindik. Mevcut koşullar düşünüldüğünde, uzun yıllardır bunu zaten yaptığımız ve koronavirüs salgınıyla bunun bir mecburiyet haline gelmesinden önce de uzaktan çalışma deneyimine sahip olduğumuz için bu açıdan şanslı olduğumuzu söyleyebiliriz.

İşte, uzaktan çalışırken kullandığımız araçların bir özeti ve bunları neden/nasıl kullandığımıza dair birkaç bilgi:

• Slack: 2013 yılında piyasaya sürülen Slack, birçok şirket tarafından tercih ediliyor. Bir proje hakkında iletişim kurması gereken küçük ekipler arasında oldukça popüler.
• Microsoft Teams: Daha geniş kapsamlı bir iletişim uygulaması olan Microsoft Teams, Microsoft 365’i tüm çalışmalarına entegre eden şirketler için mükemmel bir seçenek. Günlük aktif kullanıcı sayısı Slack’ten daha yüksek olan Microsoft Teams, sektörün liderleri tarafından kullanılıyor.
• Zoom: Videokonferans hizmeti sağlayan diğer araçlara göre yeni olsa da çok kısa süre içinde en popülerlerden biri oldu. Minimal tasarlansa da gerekli tüm fonksiyonlara sahip arayüzü ve farklı ödeme planlarıyla dikkat çekiyor.
• Google Hangouts: Videokonferans konusunda oldukça güçlü özelliklere sahip bir başka tool. Hangouts Meet ise çok kişinin katıldığı konferanslar için uygun. Google ürünü olması sayesinde Google platformlarını sıkça kullanan kullanıcılar bu servise oldukça hızlı bir şekilde adapte olabilir.
• Lifesize: Basit ve güçlü moderatör kontrolleri ile izinlerine uygun olan Lifesize, ayrıca esnek bir kullanıcı arayüzüne sahip. Şu an kullanmakta oldukları uygulama ile birlikte denemek isteyen ekipler, Slack ya da HipChat ile entegre edebilir.
• Skype ve Skypeout: Telefonunuzdan iş görüşmeleri yapabileceğiniz ve konferans yapmak gerektiğinde kullanabileceğiniz güzel uygulamalar.
  

• Jira: Muhtemelen bir numaralı yazılım geliştirme aracı ve yazılım planlayan, izleyen ve piyasaya süren ekipler için mükemmel bir seçenek. Bitbucket ya da GitHub’la kolayca entegre edilebilir. Kurulum ve yönetimi de çok kolay.
• Trello: Projeler üzerinde iş birliği yapmanın ve işleri ekip olarak yapmanın en kolay yollarından biri. Ürün ya da geliştirme fikirleri üzerinde beyin fırtınası yapmak için daha iyisi yok denilebilir.
  

• Sketch: Belki de Mac kullanan çoğu arayüz tasarımcısının ilk tercihi. Hassasiyeti yüksek olduğu için sektördeki liderliği sebepsiz değil.
• Figma: Bir web uygulaması olan Figma, çok iyi çalışır ve bazı durumlarda Sketch’ten daha hassas olabilir.
• InVision: Bir süredir tasarım örneklerini paylaşmanın en iyi yollarından biri haline geldi InVision. Son zamanlarda yeni özellikler eklenen ve kullanıcı arayüzü tasarımı, prototipler ve animasyonlar için Studio adı verilen, yine oldukça iyi çalışan ayrı bir uygulaması var.
• Miro: Tarayıcı temelli gerçek zamanlı bir iş birliği uygulaması. Haritalama, zihin haritaları, retrolar, akış şemaları ve ürün yol haritaları ile daha pek çok şeyle çalışmak için son derece faydalı.
• Zeplin: Mac ve Windows’ta çalışabilen Zeplin, ekran tasarımlarını depolama, paylaşma ve yorumlama konusunda mükemmel kabul edilir. Piyasaya sürülen Zeplin 2.0’ın Adobe XD ile entegrasyonu da başarılı.
• Jira: Sadece Mac’te çalışan Principle, nispeten yüksek bir animasyon gerçekçiliği sağlar. Değişkenleri depolayıp gösterebilir ve temel mantığı kolay bir şekilde ve sorunsuzca halleder.
  

• Gerrit Kod İncelemesi: Gerçekten esnek self-hosted, pre-commit bir kod inceleme aracı. Varsayılan koruma politikaları, web kancaları, proje erişim kontrolü ve daha pek çok şeyi kapsayacak şekilde genişletilebilir.
• Bitbucket: Ekiplerin projelerini planlaması, kodlama, test ve konuşlandırma üzerinde birlikte çalışmaları ve bunların hepsini ücretsiz özel Git havuzları ile ekip halinde yapabilmeleri için harika bir yer. Jira ile entegrasyon açısından ideal.
• Bitrise ve Jenkins: Uygulama inşa etmek ve dağıtımını sağlamak için çok başarılı entegrasyon hizmeti.
  

• Jira: Sözü edildiği gibi harika bir proje yönetimi aracı ve bu nedenle çoğu belge bu uygulama ile yazılır.
• Confluence: Ekiplerin bilgiyi kolayca ve verimli bir şekilde paylaşması için harika bir iş birliği aracı. Ekibin herhangi bir üyesinin, yorumlara açık bloglar ve sayfalar oluşturması Confluence ile çok kolay. Hatta ikisinin de güçlü yönlerinden faydalanmak isterseniz Jira ile entegre edebilirsiniz.
  

Günümüzde uzaktan çalışmak; şirketlerin, dünyanın dört bir yanından insanla iş yapabilmesine imkan tanıyor.

Çalışanlar tarafından da tercih edilirliği giderek artıyor. Çünkü çalışanlara, istedikleri saatlerde çalışıp geç uyanabilme imkanı veriyor. Bu da onların daha verimli olmaları ve hem işte hem de sonrasında daha enerjik hissetmeleri anlamına geliyor.

Koronavirüs salgını gündemimizde yer almayı sürdürürken kendimizi ve sevdiklerimizi korumak için hepimiz sosyal mesafelenmede kendi payımıza düşeni yapmalıyız. Yani uzaktan çalışmak eskiden olduğu gibi bir lüks değil, bir zorunluluk. Ama bu durum, işlerin krizden önce olduğu gibi pürüzsüz yürümeyeceği anlamına gelmiyor.

Bu yazıda genel hatlarını verdiğimiz gibi uzaktan çalışma alanları standart değil ve her çalışanın ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir. Tüm dünyada şirketlerin büyük çoğunluğunun COVID-19 nedeniyle evden çalıştığı bu dönemin sonunda, doğru araçlar, doğru yönetim ve doğru davranış biçimi uygulandığı takdirde daha üretken bir iş akışı sağlamanın mümkün olup olmadığını anlama fırsatı bulacağız.